Google office utility tools

પ્રાથમિક પરિચય અને ઉપયોગિતા :-

અત્યારે વિશ્વનું એવું એકપણ ક્ષેત્ર એવું નથી કે તેની પર ઈન્ટરનેટ નો પ્રભાવ ન પડ્યો હોય.  આજે તો સામાન્ય માનવી અને ગૃહિણીથી માંડીને ઉચ્ચ પોસ્ટ ધરાવતા અધિકારી અને ઉચ્ચ ધંધાદારી કે રાજકારણી પણ ઈન્ટરનેટ નો ઉપયોગ કરતા થઈ ગયા છે. અને એમાં પણ ગૂગલ ના આગમનથી દરેકના કાર્યમાં ઘણી સરળતા થઈ ગઈ છે. 

પહેલાં આપણે કમ્પ્યુટર પાસે જવું પડતું, તેનાથી દૂર હોઇએ ત્યારની આપણી પ્રવૃત્તિઓ ગૂગલની નજરમાં આવતી નહોતી. પરંતુ હવે વાત બિલકુલ બદલાઈ ગઈ છે. ઇન્ટરનેટનો ઉપયોગ કરતા દુનિયાના 80-90 ટકા લોકોના ખિસ્સામાં એન્ડ્રોઇડ સ્માર્ટફોન હોય છે. આવા સ્માર્ટફોનનો ઉપયોગ શરૂ કરવાનું પહેલું પગથિયું તેમાં ગૂગલનું નવું એકાઉન્ટ ખોલવાનું કે આપણા ગૂગલ એકાઉન્ટમાં લોગ-ઇન થવાનું હોય છે. તે ક્ષણથી આપણે ગૂગલને પોતાનો નવો અને વધુ નજીકનો જીવનસાથી બનાવી દઇએ છીએ

છેલ્લાં કેટલાંય વર્ષોથી ગૂગલના સર્ચ એન્જિનમાં સતત નોંધપાત્ર ફેરફારો થતા રહ્યા છે. અગાઉ માત્ર શબ્દો પકડીને ગૂગલ જુદાં જુદાં વેબપેજ સર્ચ કરી આપતું હતું, પણ હવે તેની ‘સમજ’ જબરજસ્ત વિકસી છે અને સ્માર્ટફોનને પરિણામે આખી વાતમાં નવાં જ પરિમાણો ઉમેરાયાં છે. ગૂગલની અનેક સર્વિસીઝ હવે સ્માર્ટફોનના હોમ સ્ક્રીન પર રહેલા સર્ચ બોક્સ અને તેમાંના ગૂગલ આસિસ્ટન્ટ સાથે સંકળાઈ ગઈ છે. એટલે જ, આપણા રોજબરોજના જીવનને સંબંધિત કેટલીય બાબતો ગૂગલ સર્ચને પૂછીએ ત્યારે ઘણી ખરી બાબતોમાં તે જુદી જુદી સાઇટ્સ પર આપણને મોકલવાને બદલે, સર્ચ પેજમાં સૌથી ઉપર જ એ બધું તારવી આપે છે. જેમાં તેમની ઓફિસ ઉપયોગી ટૂલ્સ Google docs, slides, sheets, drive, calander વગેરે ખૂબ જ ઉપયોગી સાબિત થયા છે.. તેની માહિતી નીચે મુજબ છે.

Google Docs, Sheets, Slides :-

ગૂગલની આ સેવા કમ્પ્યુટર માં માઈક્રોસોફ્ટ ઓફિસ જેવી સેવા છે. જે ઈન્ટરનેટની મદદથી pc અથવા mobile પર ડાયરેકટ દસ્તાવેજ તૈયાર કરી google drive માં સેવ કરી શકાય છે. અને ગમે ત્યાં ઈન્ટરનેટ દ્વારા ઓપન કરી શકાય છે.  આ માટે તમારે gmail એકાઉન્ટ સાથે જોડવું પડે છે. 

Google docs એ Ms Word, Google Sheets એ Ms Excel અને Google Slides એ પાવર પોઇન્ટ જેવી એક  વેબ એપિ્લકેશન છે જેમાં તમે ડોકયૂમેન્ટ્સ, સ્પ્રેડશીટ અને પ્રેઝન્ટેશન સંબંધિત તમામ કામ કરી શકો છો. તેની મદદથી તમે ઓનલાઈન ડોકયુમેન્ટ્સ , એક્સેલની જેમ sheet, અને પાવરપોઇન્ટ ની જેમ સ્લાઈડ શો બનાવી તથા એડિટ પણ કરી શકો છો. આ રીતે કહી શકાય કે હવે મોબાઈલમાં તમે ગૂગલની આ સેવા થકી કમ્પ્યુટર ની જેમ માઈક્રોસોફ્ટ વર્ડ એક્સેલ, પાવર પોઈન્ટની જેમ દસ્તાવેજ તૈયાર કરી શકાય છે. તેમાં સુધારો વધારો કરી શકાય છે. તેમાં ચિત્રાત્મક, આલેખાત્મક માહિતી કે નકશા તૈયાર કરી શકાય છે. Docsની મદદથી તમે ઓનલાઈન ડોકયુમેન્ટ્સ બનાવી તથા એડિટ પણ કરી શકો છો. આ ડોકયુમેન્ટ્સને કોમ્પ્યૂટર્સમાં વિવિધ ફોર્મેટમાં સેવ કરી શકાય છે. ગૂગલ સર્વરમાં આ ડેટા સ્ટોર થતો હોવાથી તમે તેને ગમે ત્યારે અને ગમે ત્યાંથી એકસેસ કરી શકો છો. આ એપિ્લકેશન આઈએસઓ સ્ટાન્ડર્ડ ડોકયૂમેન્ટ ફોર્મેટને સપોર્ટ કરે છે.

ગૂગલ ડોકસની સૌથી મોટી ખાસિયત એ છે કે તમે તેની મદદથી તમે તૈયાર કરેલું કામ અન્ય લોકો સાથે શેર કરી શકો છો. પ્રોફેશનલ્સની સાથે સ્ટુડન્ટ્સ માટે પણ આ વેબ એપિ્લકેશન ખૂબ જ ફાયદાકારક છે. તે ઉપરાંત આ સમગ્ર રીતે સુરક્ષિત પણ છે. તમે તમારા ગૂગલ એકાઉન્ટ( યૂઝરનેમ અને પાસવર્ડ)ની મદદથી સાઈન ઈન કરીને તેનો ઉપયોગ કરી શકો છો. આ ગૂગલની એક ફ્રી સેવાઓમાંની એક સેવા છે.

ગૂગલ ડોકસ એપિ્લકેશનનો ઉપયોગ પ્રથમ હરોળના વેબ બ્રાઉઝર્સ જેવા કે ઈન્ટરનેટ એકસપ્લોરર, ફાયરફોકસ, ક્રોમ અને સફારી વગેરે પર કરી શકાય છે. તે વન્ડિોઝ, લિનકસ અને એપ્પલ જેવી ઓપરેિંટગ સિસ્ટમને પણ સપોર્ટ કરે છે. તેને કલાઉડ કોમ્પ્યુિંટગ ડોકયુમેન્ટ શેરિંગ સર્વિસ પણ કહેવામાં આવે છે. તેની મદદથી તમે એક જીબી સુધીનો ડેટા સ્ટોર કરી શકો છો. તેથી આ રીતે ગૂગલ ડોકસ દ્વારા વધારે મેમરી સ્ટોરેજ મળે તે પણ ફાયદાકારક છે.

ગૂગલ ડોકસ દ્વારા ૪૮ ભાષાઓને સપોર્ટ કરવામાં આવી રહ્યો છે. તેમાં બંગાળી, ગુજરાતી, મરાઠી, તેલુગુ અને તમિલનો પણ સમાવેશ થાય છે. 

Video tutorial :-

Google Docs

Google Sheets

Google Slides

~~~~~~~~~~~~~~~~||~~~~~~~~~~~~~~~~

Google Calander :-

ગૂગલ કેલેન્ડર વપરાશકર્તાઓને ઇવેન્ટ્સ બનાવવા અને સંપાદિત કરવાની મંજૂરી આપે છે.  રીમાઇન્ડર્સ દ્વારા સમય અને પ્રકાર ઉમેરી શકાય છે.સાથે ઇવેન્ટ સ્થાનો પણ ઉમેરી શકાય છે, અને અન્ય વપરાશકર્તાઓને ઇવેન્ટ્સમાં આમંત્રિત પણ કરી શકાય છે.  વપરાશકર્તાઓ જન્મદિવસ સહિતના વિશેષ દીવસો અંગે કેલેન્ડર્સમાં તેનું એલર્ટ દેખાય તેને active તથા deactive કરી શકે છે, જ્યાં એપ્લિકેશન દ્વારા ગૂગલના કોન્ટેકટ દ્વારા  જન્મ તારીખ મેળવે છે અને વાર્ષિક ધોરણે જન્મદિવસ કાર્ડ પ્રદર્શિત કરે છે, અને વિશિષ્ટ પ્રસંગે  કેલેન્ડર જે ખાસ પ્રસંગોની તારીખ દર્શાવે છે.  સમય જતાં, ગૂગલે કાર્યક્ષમતા ઉમેરી છે. જેમાં "Gmail માંથી ઇવેન્ટ્સ" ને શામેલ કરેલ, જ્યાં user ના Gmail સંદેશાઓ થકી ઇવેન્ટ માહિતી ગૂગલ કેલેન્ડરમાં આપમેળે ઉમેરવામાં આવે છે, તેમજ "રીમાઇન્ડર્સ" સેટ કરવામાં આવે છે., જ્યાં વપરાશકર્તાઓ નવી પ્રવૃત્તિઓ સાથે આપમેળે અપડેટ કરી શકાય તેવી પ્રવૃત્તિઓ ઉમેરો કરે છે;  "સ્માર્ટ સૂચનો", દ્વારા જ્યાં એપ્લિકેશન ઇવેન્ટ્સ બનાવતી વખતે શીર્ષક, સંપર્કો અને સ્થાનોની ભલામણ કરે છે;  અને નક્કી કરેલ સમયે  વપરાશકર્તાઓ કોઈ નિશ્ચિત સમય પર માહિતી દાખલ કરે છે, અને એપ્લિકેશન આપમેળે તે સમય પર પ્રવૃત્તિનું શેડ્યૂલ રજૂ કરે છે. જે બાબત એપોઇન્ટમેન્ટ નું કાર્ય, તેમજ પ્રસંગો, મિટિંગો, loan emi વગેરે યાદ રાખવાનું સરળ બનાવે છે.

Video tutorial :- Google કેલેન્ડર

Google Drive :-

Google ડ્રાઇવ એ US સ્થિત Google દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવતી સેવા છે.  Google ડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરવા માટે તમારું Google એકાઉન્ટ હોવું જરૂરી છે. Google ડ્રાઇવ તમને કન્ટેન્ટ અપલોડ, સબમિટ, સંગ્રહ કરવાની, મોકલવાની તથા પ્રાપ્ત કરવાની મંજૂરી આપે છે. એટલે કે તમે તમારા ડોક્યુમેન્ટ, ફોટોગ્રાફ્સ, pdf ફાઈલો, મોબાઈલ એપ્લિકેશન, વિડિઓ વગેરે સાચવવા માટે લોકર જેવી ગુગલ ની સેવા છે. ઉપરોક્ત સાચવેલ ફાઈલો કે આવા કન્ટેન્ટનો સંગ્રહ કરવા, પ્રકાશન કરવા, જાહેરમાં પ્રસ્તુત કરવા, જાહેરમાં પ્રદર્શિત કરવા અને વિતરણ કરવા માટે એટલે કે share કરવા માટેની ફ્રી સેવા છે. અહીં તમને 15 gb સુધીનું ઓનલાઈન કલાઉડ સ્ટોરેજ આપે છે.

ગૂગલ ડ્રાઇવમાં ગૂગલ ડૉક્સ, શીટ્સ અને સ્લાઇડ્સનો સમાવેશ થાય છે, અને તે એક ઑફિસ સ્યુટ જેવી ડોક્યુમેન્ટ, સ્પ્રેડશીટ્સ, પ્રેઝેન્ટેશન, ડ્રોઈંગ, ફોર્મ્સ  વગેરે જેવી  સુવિધાઓ આપે છે.